"Na sesji Rady Powiatu Chojnickiego poprosiłam przewodniczącego rady, w związku z faktem nieprzesyłania korespondencji adresowanej do radnych, aby przygotował mi na piśmie za całą VII kadencję rady od kogo i czego dotyczyła korespondencja, której nie przesyłał do radnych, a była do Rady powiatu adresowana." - informuje radna Mirosława Dalecka.

Z odpowiedzi udzielonej przez Przewodniczący Rady Powiatu Chojnickiego Robert Skórczewski wynika, że nie ma on zamiaru przekazywać radnym pism, które są adresowane do Rady Powiatu.

A przecież jest tylko jednym z radnych, akurat wybranym na funkcję przewodniczącego. Jednak pozostali radni mają prawo otrzymać każde pismo, które jest adresowane do Rady Powiatu, bo wszyscy tę Radę tworzą. 

Być może przewodniczący nie do końca rozumie, że rada Powiatu to wszyscy radni.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wykładnia prawna przygotowana przez konstytucjonalistów, a na pewno prawników wojewody lub resortu administracji i spraw wewnętrznych. Choćby w kwestii - co kryje się pod słowami "organizowanie pracy rady".

W każdym razie czytając odpowiedź przewodniczącego można odnieść wrażenie, że próbuje ograniczać dostęp radnym do pism do nich kierowanych.

W każdym razie nie odpowiedział na pytanie Mirosławy Daleckiej dotyczące pism, które wpłynęły zaadresowane do Rady Powiatu, co jest na pewno ograniczeniem dostępu do informacji.

Udzielając odpowiedzi Skórczewski wspomniał: "Jeżeli adresatem pisma jest Rada Powiatu, wówczas zadaniem jej Przewodniczącego jest nadanie jej biegu poprzez skierowanie do prac w odpowiedniej Komisji lub umieszczenie w porządku obrad sesji Rady." Niestety nie napisał jakie pisma zostały skierowane do komisji lub bezpośrednio na sesję Rady Powiatu.

* * *

Przewodniczący odpowiedział (cała odpowiedź):

W odpowiedzi na Pani prośbę skierowaną podczas obrad XIV sesji Rady Powiatu Chojnickiego w dniu 26 marca br. informuję, co następuje:W ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz. U. 2025 r., poz. 1684) brak jest wyraźnej regulacji, która nakładałaby na Przewodniczącego Rady Powiatu obowiązek przesyłania wszystkim radnym każdego pisma wpływającego do Rady tylko dlatego, że pismo jest adresowane „do wszystkich radnych”. Z art. 14 ust. 3 ustawy wynika, że Zadaniem przewodniczącego jest wyłącznie organizowanie pracy rady oraz prowadzenie obrad rady. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym wskazuje się, że Organizując pracę rady, przewodniczący wykonuje szereg czynności o charakterze materialno-technicznym, takich jak: przygotowanie projektu sesji, zawiadomienie radnych o miejscu i terminie sesji oraz porządku obrad, przygotowanie dla radnych stosownych dokumentów i innych materiałów (tak wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 kwietnia 2014 r., II OSK 2672/12). Jak słusznie wskazał również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 17 stycznia 2025 r. (III OSK 6616/21), Zadania w zakresie organizowania pracy rady oraz prowadzenia obrad rady przez przewodniczącego rady gminy mogą być określane zarówno w ustawie, jak i w statucie gminy, a zwrot „wyłącznie” zawarty w art. 19 ust. 2 u.s.g. (tożsamy ze zwrotem ustawowym w art. 14 ust. 3 u.s.p.) oznacza tyle, że związane z tym kompetencje nie mogą być przekazywane innemu organowi, poza odrębną regulacją.

Jednakże Statut Powiatu Chojnickiego przyjęty uchwałą nr IV/29/2003 Rady Powiatu Chojnickiego oraz jego późniejsze zmiany (obwieszczenie nr 2/2022 Rady Powiatu Chojnickiego w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu uchwały w sprawie uchwalenia Statutu Powiatu Chojnickiego – Dz. Urz. Woj. Pomorskiego 2022 r., poz. 1690) również nie przewiduje wyraźnej regulacji, która określałaby sposób postępowania z korespondencją wpływającą do Rady, której adresatem są „wszyscy radni”.

W ograniczonym zakresie sposób postępowania z korespondencją zaadresowaną do „wszystkich radnych” określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011 r., nr 14, poz. 67), które w świetle § 1 ust. 1 ma zastosowanie również dla organów powiatu. Przywołane rozporządzenie określa bowiem jedynie sposób rejestracji wpływającej korespondencji do urzędu prowadzącego obsługę administracyjną organów jednostek samorządu terytorialnego.

Jeżeli adresatem pisma jest Rada Powiatu, wówczas zadaniem jej Przewodniczącego jest nadanie jej biegu poprzez skierowanie do prac w odpowiedniej Komisji lub umieszczenie w porządku obrad sesji Rady. Pełnienie funkcji doręczycielskich wobec wszystkich radnych wykracza poza ustawowe i statutowe kompetencje Przewodniczącego w aktualnym stanie prawnym. Nadmienić ponadto należy, że w wielu wypadkach takie czynności związane byłyby z dokonywaniem czynności wypełniających znamiona przetwarzania danych osobowych takich jak np. powielanie treści pisma, udostępnianie za pomocą urządzeń elektronicznych, co wywołuje konieczność dopełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z art. 14 RODO.

Ponadto wynikające z § 35 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Chojnicach przyjętego uchwałą nr 171/2025 Zarządu Powiatu Chojnickiego zadania Biura Rady również nie obejmują zadań związanych z przekazywaniem radnym korespondencji wpływającej do nich na adres Starostwa Powiatowego.

* * *

Jeśli zatem korespondencja do Rady Powiatu jest rejestrowana, to każdy radny powinien mieć wgląd do tych pism i nic nie powinno stać na przeszkodzie, by mogli się z nimi zapoznać.

Zgodnie z zasadą jawności również pisma adresowane tylko do przewodniczącego winny być upublicznione i prezentowane mieszkańcom.