Jak nadać uprawnienia do KSeF?

Nadawanie, odbieranie lub zmiana uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur możliwa jest za pomocą oprogramowania interfejsowego, które znajdziemy na stronie ksef.podatki.gov.pl. Faktem jest, że z tego systemu korzystać mogą nie tylko osoby fizyczne, lecz także inne podmioty, jednak wcześniej trzeba uwierzytelnić się w systemie. Po uwierzytelnieniu możliwe jest przypisanie użytkownikom właściwych uprawnień do KSeF, zależnie od ich ról. Jakie informacje trzeba podać, aby uzyskać uprawnienia do KSeF? Czy możliwe jest wystawianie faktur dla osób fizycznych? Czym jest ZAW-FA?

Uprawnienia do KSeF

Krajowy System e-Faktur ma stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców już od 2026 roku. Jak nadać uprawnienia do KSeF? W takiej sytuacji uzyskanie uprawnień, ich zmiana lub odebranie wymaga podania następujących informacji:

• NIP podatnika
• Dane podmiotu lub osoby fizycznej, którym nadajemy uprawnienia
• NIP podmiotu albo NIP lub PESEL osoby fizycznej
• Dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej (gdy podpis nie zawiera numeru PESEL lub NIP)
• Rodzaj uprawnienia
• Informacja, czy dany podmiot jest przedstawicielem podatkowym wskazanym w art. 18a ustawy

Pamiętajmy o tym, że nadawanie uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur dokonywane jest także papierowo - za pomocą formularza ZAW-FA. Jednakże korzystanie z takiego rozwiązania jest możliwe dla tych podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w sposób elektroniczny. Dotyczy to głównie podmiotów nieposiadających profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub unikalnego tokenu (wygenerowanego przez KSeF). W wyjaśnieniach MF wskazano, że podatnicy niebędący osobami fizycznymi i posiadającymi elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em. mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym. Następnie możliwe jest rozszerzanie uprawnień dla innych użytkowników w systemie. 

Faktury dla osób prywatnych w KSeF

Nie bez znaczenia są także KSeF faktury dla osób fizycznych - czy możliwe jest wystawianie takich faktur w tym systemie? Podczas dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, każdy przedsiębiorca może dobrowolnie wystawiać faktury również dla osób prywatnych. Istotne jest jednak to, że osoba nieprowadząca działalności nie ma dostępu do konta w KSeF (nie ma NIP-u i firmy(). W takim wypadku trzeba przekazać klientowi numer KSeF faktury, tak aby mógł ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie dostępu anonimowego. Po wprowadzeniu numeru uzyskuje zatem dostęp do wystawionej faktury na stronie Ministerstwa Finansów. Okazuje się, że taka faktura dla osoby fizycznej jest uznawana za pełnoprawny dokument, nawet mimo tego, że nabywca nie ma konta w systemie! Kiedy faktura musi mieć nadany kod QR?

Obowiązek ten zaistnieje wraz z koniecznością stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawa o VAT wskazuje, że gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, podatnik musi zapewnić mu dostęp do faktury strukturalnej za pomocą:

• Podania kodu QR i danych pozwalających na zidentyfikowanie tej faktury lub
• Oznaczenia kodem QR pozwalającym na dostęp do tej faktury w KSeG (w sytuacji, gdy faktura jest użyta poza tym systemem)

Gdy nabywcą jest osoba prywatna, sprzedawca może zostać zwolniony przez nabywcę z konieczności udostępniania faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Warto podkreślić, że kod QR  na fakturze zapewnia dostęp do tego dokumentu w KSeF i jednocześnie pozwala na weryfikację danych znajdujących się na wystawionej fakturze. Tworzenie faktur w KSeF z zastosowaniem systemu wFirma jest bardzo proste i nie wymaga specjalnych umiejętności. Jeżeli chcemy włączyć integrację z KSeF, należy przejść do zakładek: Ustawienia-Faktury-E-Faktury i zaznaczyć Włącz Integrację.

Podsumowując, warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur już teraz znacznie ułatwia codzienność przedsiębiorców. To system, który już za kilka miesięcy stanie się obowiązkowy dla firm w naszym kraju.