Przedsiębiorcy mogą korzystać z pomocy pełnomocników przy załatwianiu spraw w ZUS. Kluczowe jest jednak regularne aktualizowanie listy upoważnionych osób. Brak dbałości w tej kwestii, co wciąż zdarza się wielu płatnikom, stwarza ryzyko, że poufne informacje trafią do osób nieuprawnionych.

Jak upoważnić pełnomocnika?

Właściciel firmy może upoważnić do obsługi spraw w ZUS (w tym profilu eZUS) inną osobę, np. księgową. Najprościej zrobić to za pomocą formularza PEL, który jest dostępny w sekcji „Wzory formularzy” na stronie zus.pl oraz bezpośrednio w systemie elektronicznym.

Dokument można dostarczyć na dwa sposoby: elektronicznie (przez profil płatnika lub ubezpieczonego na platformie eZUS) albo papierowo (osobiście lub pocztą). Ważne, aby w formularzu wpisać właściwy adres do korespondencji pełnomocnika. Dzięki temu pisma trafią bezpośrednio do biura, a nie do jego prywatnego mieszkania.

Podpis i reprezentacja wieloosobowa

Pełnomocnictwo elektroniczne można podpisać na trzy sposoby: profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym. W sytuacjach, gdy spółkę reprezentuje kilka osób i wymagany jest ich wspólny podpis, do formularza PEL należy dołączyć załącznik PEL-Z. Dokument ten muszą podpisać wszyscy przedstawiciele uprawnieni do reprezentacji podmiotu.

Zakres uprawnień: pełny lub ograniczony

Pełnomocnictwo na eZUS może mieć charakter ogólny, dając wgląd we wszystkie dane płatnika (rozliczenia, zwolnienia lekarskie, korespondencję). Istnieje jednak możliwość ograniczenia dostępu tylko do wybranych obszarów, np. wyłącznie do korespondencji lub samych zaświadczeń eZLA.

Zakres uprawnień określa się bezpośrednio w formularzu PEL. Jeśli płatnik chce zawęzić udzielone wcześniej uprawnienia, musi ponownie złożyć formularz PEL z nowym zakresem. Nie trzeba wtedy osobno odwoływać poprzedniego upoważnienia.

Kontrola dostępu do danych

Liczba osób z dostępem do profilu płatnika jest nieograniczona, jednak ze względu na wrażliwość danych zaleca się rozważne nadawanie uprawnień. Dostęp może przyznać płatnik składek lub pełnomocnik, o ile posiada on prawo do substytucji (dalszego udzielania pełnomocnictw). W systemie można w każdej chwili zweryfikować listę osób, które posiadają aktywne uprawnienia do profilu danej firmy.

Pamiętaj o odwołaniu pełnomocnictwa

W przypadku zmiany osoby obsługującej firmę, przedsiębiorca ma obowiązek odwołać nieaktualne pełnomocnictwo. Niestety, częstym zaniedbaniem jest pozostawianie aktywnych dostępów osobom, z którymi współpraca dawno się zakończyła. Skutkuje to tym, że wgląd w wrażliwe dane wciąż ma wielu nieuprawnionych już pełnomocników.

Gdzie sprawdzić listę upoważnionych?

Właściciel firmy może kontrolować listę upoważnionych osób bezpośrednio na portalu eZUS. Szczegółowe informacje znajdują się w zakładce „Ustawienia”. Weryfikację aktywnych uprawnień można również przeprowadzić osobiście podczas wizyty w dowolnej placówce ZUS.

Zarówno mocodawca, jak i sam pełnomocnik mają prawo do odwołania upoważnienia. Najwygodniej zrobić to za pomocą formularza PEL-O, który można złożyć w placówce ZUS lub przesłać elektronicznie. W przypadku spółek z wieloosobową reprezentacją do odwołania należy dołączyć załącznik PEL-Z, podpisany przez wszystkich przedstawiciele.