Image by Michal Jarmoluk from Pixabay.com
Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania dokumentów sprzedaży, ale również codzienne procedury odbioru faktur kosztowych i obsługi dokumentów handlowych niebędących fakturami. Przedsiębiorcy coraz częściej szukają informacji o tym, jak technicznie odebrać dokument z systemu, czy drobna działalność prowadzona bez wpisu do rejestru również podlega nowym regulacjom oraz czy popularny dokument ofertowy stosowany przed właściwą sprzedażą będzie mógł funkcjonować w nowej rzeczywistości elektronicznego fakturowania. Poniżej wyjaśniamy te trzy zagadnienia w oparciu o aktualne przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.
Obowiązek odbierania dokumentów sprzedaży w nowym systemie obejmuje wszystkich podatników niezależnie od tego, czy korzystają z odroczenia w zakresie wystawiania faktur. Pytanie jak pobrać fakturę z KSeF staje się więc kluczowe dla każdej firmy, ponieważ przepisy przejściowe nie przewidują żadnego zwolnienia w tym obszarze. Sprzedawca, który przesyła plik XML do systemu i otrzymuje numer identyfikujący dokument, automatycznie udostępnia go nabywcy posiadającemu numer NIP wskazany na fakturze. Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru w systemie, co oznacza, że obowiązek jej odbioru powstaje niezależnie od woli czy gotowości technicznej kupującego. Dokument można pozyskać dwiema drogami, ręcznie poprzez zalogowanie się do aplikacji podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, gdzie po wyborze odpowiedniej zakładki dostępna jest lista faktur sprzedażowych i kosztowych, albo automatycznie za pomocą oprogramowania księgowego zintegrowanego z systemem. Drugie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach przetwarzających dużą liczbę dokumentów miesięcznie, ponieważ eliminuje konieczność stałego monitorowania nowych wpisów. Krajowy System e-Faktur nie wysyła bowiem żadnych powiadomień o nowych dokumentach kosztowych, dlatego przedsiębiorca bez integracji musi regularnie logować się i samodzielnie sprawdzać listę faktur.
Istotną kwestią pozostaje weryfikacja zasadności otrzymanych dokumentów. W systemie znajdują się wszystkie faktury, w których podano dany numer identyfikacyjny, co oznacza, że mogą się tam znaleźć również dokumenty wystawione przez pomyłkę lub w sposób nieuczciwy. Przed opłaceniem i przekazaniem faktury do księgowości warto zatem sprawdzić, czy transakcja faktycznie miała miejsce oraz czy dane na dokumencie są zgodne ze stanem rzeczywistym. Drobni przedsiębiorcy oraz osoby fizyczne wykonujące działalność na niewielką skalę, w tym działalność nierejestrowaną a KSeF, również podlegają tym samym zasadom odbioru dokumentów. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest na gruncie podatku VAT traktowana jak każdy inny podatnik tego podatku, ponieważ ustawa o podatku od towarów i usług nie wyłącza takiej aktywności z definicji działalności gospodarczej. W konsekwencji podmiot ten podlega regulacjom dotyczącym wystawiania i odbierania e-faktur na takich samych warunkach jak przedsiębiorca zarejestrowany w odpowiednim rejestrze. Warto dodać, że od 1 lutego 2026 roku wystawca faktury ustrukturyzowanej nie ma obowiązku udostępniania jej poza systemem, jeśli odbiorcą jest podatnik posługujący się numerem identyfikacyjnym. Oznacza to, że ewentualne przekazanie dokumentu inną drogą, na przykład mailem czy w formie papierowej, zależy wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy, a nie od obowiązku ustawowego. Dla biur rachunkowych i działów księgowości oznacza to konieczność wdrożenia systematycznych procedur kontrolnych obejmujących regularne pobieranie i weryfikację dokumentów kosztowych klientów.
Drobna aktywność zarobkowa prowadzona przez osoby fizyczne bez wpisu do rejestru przedsiębiorców budzi szczególne pytania w kontekście nowych obowiązków elektronicznego fakturowania. Działalność nierejestrowana a KSeF to temat, który wymaga rozróżnienia między definicją zawartą w ustawie Prawo przedsiębiorców a definicją podatnika na gruncie ustawy o VAT. Mimo że taka aktywność formalnie nie stanowi działalności gospodarczej w rozumieniu prawa gospodarczego, to dla celów podatku od towarów i usług osoba ją prowadząca jest traktowana jako podatnik wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą. Skoro przepisy o obowiązkowym fakturowaniu ustrukturyzowanym odnoszą się do podatników VAT, drobna działalność zostaje objęta tym obowiązkiem na równi z innymi formami aktywności gospodarczej. Korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT, które jest standardem dla większości osób prowadzących działalność na niewielką skalę, nie zmienia tej sytuacji, ponieważ podmioty zwolnione również muszą wystawiać faktury sprzedaży w formie ustrukturyzowanej od 1 kwietnia 2026 roku. Warunkiem koniecznym do skorzystania z systemu jest posiadanie numeru identyfikacji podatkowej, a ponieważ działalność nierejestrowana nie podlega wpisowi do centralnej ewidencji, numer ten nie zostaje przydzielony automatycznie. Osoba zainteresowana wystawianiem e-faktur musi złożyć zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7, które dotyczy podmiotów podlegających obowiązkowi identyfikacyjnemu innych niż prowadzące zarejestrowaną działalność gospodarczą. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy jednak wyłącznie czynności wykonywanych na rzecz innych podatników podatku VAT, natomiast sprzedaż na rzecz osób prywatnych podlega odrębnym regulacjom związanym z kasami rejestrującymi.
Odrębnym, lecz równie istotnym zagadnieniem pozostaje proforma a KSeF, ponieważ dokument ten od lat funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako zapowiedź właściwej faktury lub forma oferty handlowej. Żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie odwołuje się do tego pojęcia, a organy podatkowe wielokrotnie potwierdzały, że dokument oznaczony wyraźnie jako pro forma nie wywołuje skutków podatkowych i nie może zostać uznany za fakturę w rozumieniu przepisów. Ponieważ system KSeF umożliwia wystawianie wyłącznie faktur w rozumieniu ustawy, dokument o charakterze czysto informacyjnym nie może zostać do niego wprowadzony. Ministerstwo Finansów potwierdziło to bezpośrednio, wskazując, że dokumenty tego typu nie będą musiały być wystawiane w systemie, ponieważ formalnie nie stanowią faktury. W praktyce oznacza to, że firmy mogą nadal przesyłać kontrahentom dokumenty ofertowe poza systemem, traktując je jako etap przygotowawczy przed wystawieniem właściwej faktury ustrukturyzowanej, która jako jedyna będzie miała zapewnioną autentyczność pochodzenia oraz integralność treści wymaganą przepisami podatkowymi. Portal Poradnik Przedsiębiorcy systematycznie aktualizuje materiały dotyczące tych zagadnień, pomagając przedsiębiorcom, biurom rachunkowym oraz osobom prowadzącym działalność na niewielką skalę zrozumieć praktyczne konsekwencje wprowadzanych zmian, a użytkownicy zainteresowani szczegółowymi wytycznymi mogą na bieżąco korzystać z eksperckich treści publikowanych przez Poradnik Przedsiębiorcy.
