Gruchała: transformacja cyfrowa urzędu to już nie wybór, a konieczność. Jak to zrobić dobrze 

Pełna integralność urzędu, skrócenie procesu administracyjnego, załatwianie spraw bez wychodzenia z domu i sprawniejsza obsługa klientów – to tylko niektóre z zalet nowoczesnego e-urzędu, systemu z którego korzysta zarówno administracja samorządowa, jak również organy rządowe.

- Cyfryzacja urzędów i przede wszystkim ujednolicenie programów komputerowych obsługujących między innymi petentów, czyli w większości mieszkańców to gonienie cywilizacji. W nowoczesnej Europie nie ma miejsca na instytucje, w których zawiesza się Biuletyn Informacji Publicznej, w których nie ma odpowiednio wyedukowanych specjalistów od sieci komputerowych czy obsługi komunikacji z mieszkańcami. Nie chcę tu mówić o "informatycznym średniowieczu", ale dziś komputer i relacje przez sieć i w sieci to normalność dla ogromnej części społeczeństwa. Czas, by również to zaczęło obowiązywać w Chojnicach - podkreśla Michał Gruchała z Chojnickiego Dialogu, biegły sądowy do spraw informatyki.

Proces cyfryzacji staje się koniecznością!

Prezentując Krajową Strategię Cyfryzacji minister Krzysztof Gawkowski podkreślił, że proces cyfryzacji „staje się koniecznością, bez której pozycja naszego kraju wyraźnie osłabnie”.

Zgodnie z zapowiedziami resortu cyfryzacji w ciągu najbliższych 10 lat wszystkie urzędy będą musiały obsługiwać sprawy obywateli w sposób elektroniczny. 

Zdaniem Pawła Słupczyńskiego, starszego konsultanta ds. rozwiązań biznesowych w Comarch, przejście urzędu z papieru na w pełni cyfrową obsługę nie musi być trudne i skomplikowane, bo rynek oferuje samorządom gotowe rozwiązania i pełne wsparcie w procesie wdrożenia.  

Jak podkreślił ekspert, przykładem takiego systemu jest Comarch EOS, czyli platforma do Elektronicznej Obsługi Spraw w urzędzie. Wdrożenie tego rozwiązania przynosi wiele korzyści, od elektronicznego zarządzania sprawami po obsługę spraw mieszkańców w kompleksowy sposób.

„W ramach platformy Comarch EOS udostępniamy moduł e-Urząd, czyli moduł usług elektronicznych, który obsługuje m.in. elektroniczne wnioski i płatności. Oprócz tego, za pomocą systemu, każdy klient może umówić się na wizytę w urzędzie i spotkać z urzędnikiem osobiście lub skorzystać z e-wizyty. Na potrzeby obsługi spotkań online opracowaliśmy specjalne narzędzie, które zapewnia nie tylko bezpieczne połączenia wideo, ale również możliwość udostępniania plików oraz ekranu.” – wyjaśnił ekspert.

„W sytuacji, gdy urzędnik potrzebuje skontaktować się z klientem, może – zamiast kierować tradycyjne pismo z prośbą o przedstawienie wymaganych dokumentów – użyć dostępnych kanałów komunikacji elektronicznej. To sprawia, że łatwiej jest mu wyjaśnić pewne kwestie i podjąć stosowne decyzje” – dodał Paweł Słupczyński.

Sprawy mieszkańców w jednym miejscu

Sprawy obywateli inicjowane w Comarch e-Urząd obsługiwane są w Comarch EZD, systemie zapewniającym przechowywanie dokumentów w jednym miejscu. Nowoczesne elektroniczne zarządzanie dokumentacją obejmuje wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw i tworzenie dokumentów elektronicznych. 

System stworzony przez Comarch oferuje też dodatkowe możliwości, takie jak wyszukiwanie pełnotekstowe, gotowość do integracji z usługą KSEF czy odwzorowanie procesu zatwierdzania decyzji i dokumentów dla spółek stosujących wieloosobową reprezentację.
Dodatkowo system umożliwia pełną wymianę e-Doręczeń między urzędem a platformą Ministerstwa Cyfryzacji.

Pełne wsparcie producenta na każdym kroku

Jak zaznaczył Paweł Słupczyński, system Comarch EOS jest możliwy do wdrożenia w każdym urzędzie. Pełne uruchomienie e-urzędu jest jednak poprzedzone dokładną analizą potrzeb klienta i wybraniem pakietu najlepszych rozwiązań.

„Proces zaczynamy od analizy potrzeb w organizacji, żeby precyzyjnie określić wymagania. Na tej podstawie wspólnie z klientem wybieramy odpowiedni model wdrożenia, idealnie dopasowany do potrzeb danego urzędu. Następnie uruchamiamy mechanizm i prowadzimy integrację z innymi systemami. Cały proces kończy się etapem stabilizacji i pełnej funkcjonalności” - wyjaśnił Paweł Słupczyński dodając, że z pakietu korzysta już wielu klientów Comarch.

„Nasi klienci korzystają również z platformy low-code, czyli sami budują procesy pod swoje potrzeby. W swoim portfolio mamy również mniejsze jednostki administracyjne, gdzie system EZD jest wdrożony w chmurze obliczeniowej. Najmniejsze wdrożenie, które wykonaliśmy, było dla 5 pracowników i to też doskonale się sprawdza.” -  zapewnił ekspert.

Dodatkowo, wdrożenie nowych rozwiązań Comarch nie zakłóca codziennej pracy urzędu. Stopniowe wdrażanie i testowanie nowych rozwiązań sprawia, że klienci mogą bez przeszkód załatwiać swoje sprawy bez zbędnych trudności. 

„Niektóre jednostki najpierw testowo rejestrują dokumenty elektroniczne, a po miesiącu czyszczą dane i rozpoczynają właściwą rejestrację. Dzięki temu użytkownicy uczą się obsługi systemu i chętniej z niego korzystają” – wyjaśnił ekspert dodając, że w całym okresie wdrożenia urzędnicy mogą liczyć na pomoc techniczną i specjalne szkolenia.

Gdzie uzyskać więcej informacji?

Transformacja cyfrowa stawia przed urzędami coraz więcej wyzwań. O tym, jak w prosty sposób wprowadzić e-urząd w swojej organizacji, opowiedzą eksperci Comarch, Paweł Słupczyński i Wojciech Dec w cyklu bezpłatnych konferencji dla administracji publicznej „Transformacja cyfrowa z Comarch” podczas panelu „Transformacja, automatyzacja i optymalizacja procesów organizacji z Comarch EOS”.

Podczas wystąpienia eksperci zaprezentują rodzinę produktów Comarch EOS, w tym Comarch EZD, zarządzanie procesami w organizacji oraz modele wdrożenia systemu. Przedstawią również korzyści wynikające z uruchomienia systemu w chmurze, takie jak szybkie wdrożenie, obniżenie kosztów działalności, podniesienie efektywności i organizacji pracy oraz zapewnienie elastyczności działania systemu w przyszłości.

W czasie prezentacji Paweł Słupczyński i Wojciech Dec odpowiedzą też na pytania związane z cyfryzacją administracji i wykorzystaniem systemu Comarch EOS.

Wydarzenie odbędzie się w kilku miejscach. 8 maja uczestnicy spotkają się w Warszawie, 15  maja w Krakowie, 20 maja w Poznaniu, 29 maja w Gdyni a 5 czerwca we Wrocławiu.

Udział w wydarzeniu jest bezpłatny. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest dokonanie rejestracji przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie konferencji.

mc/