Image by Pis Hapis from Pixabay
Dobór odpowiedniego programu do fakturowania i księgowości powinien uwzględniać zarówno bieżące potrzeby firmy, jak i perspektywę jej dalszego rozwoju. Systemy dostępne dziś na rynku oferują funkcje dopasowane do różnego poziomu zaawansowania księgowego, od prostego wystawiania faktur po pełną obsługę rachunkową spółek. Poniżej przybliżamy, jak dobrać takie narzędzie do swoich potrzeb.
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawiło, że kompatybilność oprogramowania z tym systemem stała się dziś jednym z kluczowych kryteriów wyboru. Programy do fakturowania integrują się dziś bezpośrednio z KSeF, umożliwiając wystawianie, przesyłanie oraz importowanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Nowoczesne rozwiązania oferują przy tym szeroki wybór typów dokumentów – od standardowej faktury VAT, przez fakturę bez VAT, po faktury w walutach obcych z automatycznym przeliczeniem różnic kursowych. Możliwość zaprogramowania cyklicznego wystawiania faktur automatycznych, przydatna szczególnie przy stałej obsłudze abonamentowej klientów, dodatkowo usprawnia codzienną pracę przedsiębiorcy. Możliwość wystawiania faktur w kilku językach obcych, przydatna przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami, dodatkowo poszerza zastosowanie takiego systemu poza rynek wyłącznie krajowy.
Prowadzenie ewidencji księgowej wymaga narzędzia, które nie tylko rejestruje poszczególne dokumenty, ale też automatycznie klasyfikuje je zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Program do księgowości automatyzuje prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów oraz rozliczeń z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, pozwalając przedsiębiorcy jedynie wskazać, czego dotyczy dana faktura oraz jakiego kontrahenta obejmuje. System na tej podstawie samodzielnie przypisuje wydatek do właściwej kolumny księgi oraz księguje go zgodnie z obowiązującymi zasadami. Możliwość przeniesienia księgowości od dowolnego miesiąca w trakcie roku, z zachowaniem ciągłości numeracji faktur oraz wcześniejszych odpisów amortyzacyjnych, dodatkowo ułatwia zmianę dostawcy oprogramowania bez utraty historii rozliczeń. Automatyczne generowanie i wysyłka plików JPK bezpośrednio z poziomu systemu dodatkowo eliminuje konieczność korzystania z osobnych narzędzi do przygotowania dokumentacji wymaganej przez organy skarbowe.
Rozbudowane podmioty gospodarcze, w tym spółki prawa handlowego, wymagają zwykle znacznie szerszego zakresu funkcji księgowych niż jednoosobowe działalności rozliczające się w oparciu o uproszczoną ewidencję. Program do pełnej księgowości różni się od uproszczonych rozwiązań przede wszystkim możliwością prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, generowania bilansu oraz rachunku zysków i strat, a także obsługi bardziej złożonych zdarzeń gospodarczych, takich jak rozliczenie estońskiego CIT czy przygotowanie elektronicznego sprawozdania finansowego. Funkcja automatycznego księgowania dokumentów przy wsparciu technologii OCR, dostępna bez dodatkowych opłat i limitów w ramach takiego pakietu, dodatkowo odciąża księgowych od ręcznego wprowadzania danych z każdej faktury. Tego typu system sprawdza się też przy obsłudze organizacji pozarządowych, fundacji oraz innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego. Możliwość generowania szczegółowych raportów finansowych na potrzeby zarządu czy inwestorów stanowi dodatkową funkcję, z której korzystają zwykle większe podmioty gospodarcze prowadzące bardziej złożoną sprawozdawczość.
