materiały partnera
Jednym spędza sen z powiek, inni wciąż jeszcze nie wiedzą o tym obowiązku. KSeF brzmi jak coś odległego i czysto technicznego. Tymczasem obowiązkowy system e-faktur dotknie nie tylko księgowości, ale też sprzedaży, zakupów i codziennego obiegu dokumentów. Księgowi z https://wzpartners.pl/ podkreślają, że największym zagrożeniem nie jest sam KSeF, lecz odkładanie przygotowań do momentu, gdy zmiany trzeba będzie wdrażać w pośpiechu. Właśnie wtedy pojawia się chaos, nerwowe decyzje i błędy, których dało się uniknąć.
Wielu przedsiębiorców myśli o KSeF jak o „nowym sposobie wysyłania faktur”. W rzeczywistości to zmiana całego procesu – od momentu wystawienia dokumentu, przez jego obieg, aż po księgowanie i archiwizację. Faktura przestaje być plikiem wysyłanym mailem, a staje się elementem centralnego systemu, do którego dostęp ma administracja skarbowa. To oznacza, że błędy, które wcześniej dało się poprawić „po cichu”, będą widoczne od razu.
Jednym z największych problemów we wdrażaniu KSeF jest zrzucenie całej odpowiedzialności na dział księgowy lub biuro rachunkowe. Tymczasem e-faktura zaczyna się znacznie wcześniej – w sprzedaży, w systemach ERP, w sposobie opisywania transakcji. Jeśli firma nie uporządkuje danych u źródła, nawet najlepsza księgowość nie będzie w stanie „naprawić” wszystkiego na końcu procesu.
Zamiast skupiać się na samej technologii, warto najpierw zrozumieć, jak dziś w firmie krążą faktury. Kto je wystawia, kto akceptuje, kto koryguje błędy i gdzie powstają opóźnienia. Dopiero na tej podstawie można sensownie zdecydować, co trzeba zmienić przed wejściem w KSeF. Nieczytelne opisy, skróty myślowe, ręczne poprawki czy niespójne dane kontrahentów przestaną być drobną niedogodnością. System nie przyjmie faktury, jeśli coś się nie zgadza. To oznacza, że przygotowanie do KSeF to także porządkowanie danych podstawowych, słowników i schematów, z których firma korzysta na co dzień.
Wdrożenie KSeF to obszar, w którym łatwo wpaść w pułapkę „zrobimy to sami, jakoś się uda”. Problem w tym, że firmy uczą się na własnych błędach, a czasu na naukę będzie coraz mniej. Wsparcie doświadczonego partnera pozwala spojrzeć na proces z zewnątrz, wychwycić ryzyka i zaplanować zmiany etapami.
Największy paradoks KSeF polega na tym, że im wcześniej firma zacznie się przygotowywać, tym mniej „rewolucyjna” okaże się ta zmiana. Czas działa tu na korzyść – pozwala testować, poprawiać i dostosowywać procesy bez presji. Firmy, które podejdą do KSeF spokojnie i systemowo, wejdą w obowiązkowy system bez poczucia, że coś zostało im narzucone z dnia na dzień.
