W codziennym zarządzaniu przedsiębiorstwem zdarzyć się mogą sytuacje, w których właściciel- pracodawca nie zawsze może je załatwić osobiście i w tym celu może potrzebować reprezentanta. W takich sytuacjach dobrze sprawdzi się udzielenie upoważnienia dla pracownika do wykonywania określonych czynności w imieniu pracodawcy.
Rozpocząć należy od definicji upoważnienia, która wskazuje, że jest to pismo dopuszczające osobę trzecią do wykonywania czynności prawnych w naszym imieniu. W przepisach prawa nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o osobę upoważnioną. Może to być dowolna osoba, do której mamy pełne zaufanie i mamy pewność, że powierzone czynności zostaną dobrze wykonane. Upoważniony nie podejmuje za upoważniającego żadnych decyzji a jedynie dokonuje określonej czynności w jego imieniu.
W naszym przypadku będzie to dokument, który upoważnia danego pracownika, który w imieniu pracodawcy będzie wykonywał czynności m. in udostępniania dokumentów firmy, reprezentowania podczas kontroli przeprowadzanych przez US, ZUS, odbierania, składania dokumentów w różnych instytucjach itp. Pracownik na podstawie takiego upoważnienia będzie mógł zastąpić pracodawcę, podczas gdy on sam nie będzie mógł uczestniczyć np. podczas kontroli lub nie będzie miał możliwości odbioru lub złożenia dokumentów związanych z prowadzoną działalnością.
Upoważnienie może wynikać z regulaminu lub statutu firmy, zakresu obowiązków lub z treści udzielonego upoważnienia. Jak można się dowiedzieć z kursu kadrowego, upoważnienie dla pracownika jest pewnego rodzaju zezwoleniem na realizację w imieniu pracodawcy różnych spraw, których pracodawca nie może samodzielnie załatwić.
Udzielając upoważnienia dla pracownika dobrze jest najpierw zdecydować, czy ma być ono udzielone tylko dla jednorazowej czynności np. dostarczenie dokumentów do urzędu, zastępstwo podczas kontroli czy ma obejmować stałe czynności- pracownik ma aż do odwołania upoważnienie do wykonywania określonych w upoważnieniu czynności.
Trzeba pamiętać, aby nie przekazywać zbyt dużych uprawnień dla danego pracownika, ponieważ może on przekroczyć zakres czynności, do których był upoważniony, ale z drugiej strony należy pamiętać, żeby upoważnienie nie miało zbyt wąskiego zakresu, ponieważ może to skutkować brakiem możliwości działania w imieniu pracodawcy.
W upoważnieniu musimy wskazać konkretną osobę, która będzie wypełniała określone obowiązki za pracodawcę i tutaj trzeba również dokładnie zastanowić się, kto to będzie, ponieważ konsekwencje czynności wykonanych przez osobę upoważnioną ponosi osoba upoważniająca
Przede wszystkim w upoważnieniu należy konkretnie wskazać, kto jest osobą upoważniającą i osobą upoważnioną do wykonywania określonych czynności. Poza wskazaniem osób niezbędne jest jasne wyjaśnienie, jakich czynności dotyczy upoważnienie np. wydawania świadectw pracy, podpisywania dokumentów kadrowych, odbierania dokumentów urzędowych itp.
W samym piśmie powinny znaleźć się informacje:
